Pracując jeszcze na etacie słyszałam wiele zdań typu “To nie takie proste prowadzić własny biznes” lub “Trzeba dobrze się zastanowić zanim się przejdzie na swoje, odłożyć trochę kasy”. Po części zgadzam się z tymi zdaniami, ale z własną firmą jest trochę podobnie samo jak np. z decyzją o małżeństwie – nigdy nie będzie idealnego momentu w życiu, odpowiedniego ustabilizowania czy 100% pewności. Po prostu w pewnym momencie trzeba podjąć decyzję. Pośród wielu spraw, o których trzeba pomyśleć w momencie otwierania własnej firmy, jedną z najważniejszych jest przygotowanie kosztorysu wydatków.
Na początek, warto określić z jednej strony ile chciałoby się zarabiać, a z drugiej – ile minimalnie trzeba zarobić, aby się utrzymać, czyli sprecyzować koszty utrzymania działalności. Po pewnym czasie prowadzenia firmy zauważyłam, że moje koszty utrzymania firmy zaczynają niebezpiecznie zbliżać się do poziomu zarobków. Zaczęłam się więc zastanawiać – co robię nie tak? Czy za nisko wyceniam swoją pracę, a może przeoczyłam pewne koszta? Zaczęłam od oszacowania miesięcznych kosztów, które ponoszę w ramach prowadzenia działalności. Okazało się, że wcale nie jest takie proste. Ale udało mi się znaleźć 10 najważniejszych czynników, które generują koszty utrzymania firmy. Tą listą chcę się z Wami podzielić.
- Wynajem biura / coworkingu
Na początku pracy jako freelancer ważne jest oddzielenie pracy od życia osobistego. Początkowo wynajęcie dodatkowej przestrzeni do pracy może być zbyt wysokim kosztem i postanowisz pracować z domu. Nie mniej jednak, użytkując mieszkanie do celów biznesowych zużywasz prąd, wodę, eksploatujesz meble i inne sprzęty. Nie płaciłbyś takich rachunków wychodząc codziennie do pracy na min 8 godzin. Podejrzewam, że w pewnym momencie praca we własnym mieszkaniu zacznie Ci przeszkadzać i wynajęcie biura, czy przestrzeni coworkingowej będzie nieuniknione.
- Dojazdy do klientów, na spotkania
Niezależnie czy masz swój własny samochód, czy korzystasz z komunikacji miejskiej – koszty komunikacji też są ważne. Ja osobiście częściej korzystam z komunikacji miejskiej, gdyż jest “zwinniejsza” do poruszania się po większym mieście w ciągu dnia. Jeśli masz swój samochód, pamiętaj o kosztach za jego ubezpieczenie, ewentualne naprawy, czy bilety parkingowe.
- Sprzęt / oprogramowanie
Wyróżniłabym kilka podstawowych elementów: komputer, drukarkę, telefon – podstawowe sprzęty, które powinieneś mieć pracując z domu. Liczą się zarówno koszty ich zakupu jak i eksploatacji. Ponadto, musisz zainwestować w serwer, hosting strony internetowej, program do rozliczania faktur czy specjalistyczne oprogramowanie – jeśli np. jesteś grafikiem, potrzebujesz programów typu Photoshop, Illustrator, aby móc legalnie projektować. W zależności od programu można wykupić miesięczny abonament, albo licencję dożywotnią. Jeszcze inne potrzeby zaspokajają programy do organizacji czasu – jest wiele darmowych, ale często mają ograniczone opcje użytkowania i wymagają opłacenia abonamentu, aby móc w pełni korzystać z ich funkcji.
- Internet / telefon
Oddzielając sprawy zawodowe od osobistych warto też pomyśleć o oddzielnych numerach telefonu. Ja mam dwa numery – prywatny i służbowy. Chociaż uszczupla to mój budżet o kolejne kilkadziesiąt złotych miesięcznie, jestem bardzo zadowolona z tego rozwiązania. Oprócz kosztów telefonu, warto wziąć pod uwagę koszt użytkowania internetu.
- Akcesoria biurowe
Do tego działu zaliczam nie tylko wszelkie notatniki, ryzy papieru, długopisy, karteczki samoprzylepne itp, ale także umeblowanie miejsca pracy – biurko, krzesło, lampkę, regał na dokumenty i inne. Oczywiście jeśli nie pracujesz w domu, koszty mebli możesz spokojnie pominąć – powinny być w cenie wynajmu lokalu.
- Reklama i promocja
“Jak Cię widzą, tak Cię piszą” – ta złota zasada, sprawdza się także przy prowadzeniu własnej działalności. Jeśli nie masz silnie rozbudowanej sieci kontaktów i klienci nie przychodzą do Ciebie wyłącznie z polecenia, musisz zainwestować w dobry wizerunek Twojej firmy. A nawet jeśli większość Twoich klientów to klienci „z polecenia” to wizerunek firmy jest tak ważny, że inwestycja w niego staje się czystą przyjemnością. Tutaj do kosztów zaliczają się głównie: projekt strony internetowej, logotypu i identyfikacji wizualnej firmy, reklama w internecie, plakaty, ulotki i inne materiały drukowane (warto pamiętać, że tutaj oprócz kosztów wydruku dochodzi też koszt projektu danego elementu).
- Księgowość i inne usługi outsourcingowe
Na początku próbowałam sama rozliczać się co miesiąc, bo chciałam trochę zaoszczędzić. Szybko jednak zorientowałam się, że nie mam o tym bladego pojęcia, a nauka takich umiejętności zajmuje mi sporo czasu, który mogłabym poświęcić na projektowanie. Dlatego w pewnym momencie zleciłam prowadzenie księgowości firmie z zewnątrz. Koszt jest stosunkowo niewielki w porównaniu do świętego spokoju z papierkowymi sprawami.
- Ubezpieczenie (ZUS)
To koszt oczywisty, stały w zależności od stażu prowadzenia działalności. W tej chwili podstawowy pakiet ubezpieczenia (społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy) w ciągu dwóch pierwszych lat prowadzenia działalności to ok. 450 zł miesięcznie. Jeśli natomiast firmę prowadzi się dłużej niż 2 lata to koszt składek wzrasta ok. 2,5-krotnie. Warto więc tak przemyśleć strategię firmy, aby w przeciągu pierwszych dwóch lat rozwinęła się na tyle, żeby w przyszłości można było spokojnie płacić większe składki.
- Podatek dochodowy i VAT
Te koszta także są oczywiste, jednak w przeciwieństwie do stałych kosztów ubezpieczenia są one zmienne. Tutaj wszystko zależy od tego, ile towaru lub usług sprzedamy. Należy o nich pamiętać szczególnie przy wycenianiu naszych produktów lub usług, trzeba koniecznie dodać je do ostatecznej ceny. Państwu zawsze musimy zapłacić podatek, więc zapominając o tym przy tworzeniu cennika sami sobie robimy krzywdę.
10.Rozwój osobisty
Jest to jedna z najważniejszych i jednocześnie najczęściej zapominanych kwestii. Aby Twoja firma się rozwijała, Ty sam także musisz się rozwijać! Jest masa darmowych e-booków, webinarów, szkoleń internetowych, ale czasem warto wybrać się na jakieś szkolenie czy warsztat osobiście albo zapłacić za dobrze rozbudowany kurs internetowy. Polecam także od czasu do czasu zakup wartościowej książki i oderwanie się na chwilę od ekranu komputera.
10 punktów, które wymieniłam, wydają się minimum, które każdy właściciel firmy musi wziąć pod uwagę. Na początku prowadzenia działalności niektóre z tych punktów można trochę ograniczyć, ale nie oszukujmy się – te podstawowe koszta prędzej czy później nas dopadną. Warto się na to przygotować 🙂
Bonus
Jest jeszcze jeden koszt, o którym bardzo rzadko się mówi. Jest on wprawdzie dobrowolny, ale moim zdaniem każdy przedsiębiorca powinien o nim pamiętać! Chodzi tu o składkę na emeryturę, nie mówiąc już o oszczędnościach na wakacje, nagłe przypadki, edukację dzieci, itp. Co prawda płacimy składkę emerytalną przy opłacaniu składek ZUS, ale nie oszukujmy się – żaden freelancer nie wyżyje godnie z emerytury jaką dostanie w przydziale od państwa. Dlatego też ważne jest, aby systematycznie (to ważne słowo!) odkładać nawet niewielkie kwoty na oddzielne konto i samemu zapewniać sobie fundusze na długo wyczekiwaną emeryturę.
